Waarom uw database belangrijk is

Ik krijg een aantal dagen terug onderstaande uitnodiging in de bus. De mailing moet me overtuigen dat de verzender goede personalisatie software voor digitaal drukwerk in de aanbieding heeft.

Helaas is het overduidelijk dat de verzender me niet wil kennen; niet zinnens is met mijn behoeften of interesses rekening te houden. Inhoudelijk blijft de mailing beperkt tot een oppervlakkige introductie, hoewel de verzender zou moeten weten dat we reeds een paar passen verder staan in onze relatie, of wat daarvan overblijft. Bovendien is de mailing Franstalig en is de bedrijfsnaam onze statutaire benaming en niet de gekende commerciële naam. Maar het goede nieuws is dat mijn naam juist is geschreven, weliswaar met ‘Chere’ als aanspreking.

Database beheer

Het is bij het beheer van onze database belangrijk om op een consequente wijze gegevens van klanten op te slaan. Iedereen binnen onze organisatie die met die klantengegevens in aanraking komt moet op de hoogte zijn van de gemaakte afspraken.

NAW-gegevens, taal, geslacht,…
Welke gegevens we registreren en hoe we dat doen spreken we vooraf af:

• telefoonnummers schrijven we steeds op dezelfde manier;
• als we de landcode vermelden voor de postcode doen we dat voor elk contact;
• wanneer we voor zakelijke klanten werken geven we meteen het BTW nummer in;
• ...

Aankoophistoriek en andere gedragsinformatie

NAW gegevens, taal enzovoort zijn de basis van personalisatie. Het wordt een pak spannender wanneer we de aankoophistoriek en het gedrag van onze klanten en contacten in kaart brengen. Wanneer we ons hieraan wagen moeten we nog meer waken over het consequent beheren en updaten van dergelijke informatie. Het voordeel is dat we onze boodschap beter kunnen afstemmen op wat voorafging. Zoals ze in de mailing hierboven hadden kunnen doen.

Fouten vermijden

Fouten vermijden doen we door goede afspraken te maken. Maar ook kunnen we in vele database oplossingen de invoer van bepaalde velden verplicht maken, ook de vorm die de veldinformatie moet hebben kunnen we vaak vooraf vastleggen.

Streven naar eenmalige invoer

We worden vaak geconfronteerd met verschillende softwaresystemen die parallel worden gebruikt in eenzelfde omgeving. Zo zullen we de klantengegevens opslaan in een boekhoudpakket, in een crm-pakket, … Hierdoor lopen we het risico op silovorming: in verschillende databases bewaren we elkaar tegensprekende informatie. Om dat te vermijden moeten we streven naar eenmalige invoer. Dat kan door de ene database gegevens te laten opvragen uit de andere, of door een database te maken die alle gegevens verzameld uit de andere. Wanneer we handmatig aanpassingen invoeren, doen we dat in die verzameldatabase.

Terug naar blog

Commentaren

Geef een commentaar